Ihr Team nutzt längst KI. Wissen Sie, wohin die Arbeit geht?

Jemand in einer Kanzlei kopiert eine Klausel in ein Chatfenster, um sie verständlicher formulieren zu lassen. Jemand in der Buchhaltung lädt eine Tabelle hoch und fragt, warum zwei Summen nicht übereinstimmen. Die Büroleitung nimmt eine Besprechung auf und lässt sich das Protokoll schreiben. Niemand hat einen Antrag gestellt, niemand hat einen Anbieter ausgewählt. Es ging schneller, also ist es passiert.

Dafür gibt es einen Namen: Schatten-KI. Gemeint sind KI-Tools, die für die Arbeit genutzt werden, ohne dass das Unternehmen sich für sie entschieden hat. Wenn Sie ein Team mit 5 bis 30 Mitarbeitenden führen, ist die sinnvolle Ausgangsannahme: Bei Ihnen passiert das bereits. Nicht, weil Ihr Team nachlässig wäre. Sondern weil die Tools helfen und nur einen Browser-Tab entfernt sind.

Was das Büro verlässt

Schauen Sie, was in einer normalen Woche eingefügt wird:

• Verträge, Angebote und Entwürfe, oft mit dem Namen der Gegenseite.
• Kundenmails mit Namen, Adressen und der Vorgeschichte des Falls.
• Tabellen mit Gehältern, Margen oder Lieferantenpreisen.
• Aufnahmen und Notizen aus internen Besprechungen.
• Dokumente, die zur Übersetzung vollständig hochgeladen werden.

Wohin dieses Material geht, hängt vom Tool und vom Tarif ab. Viele KI-Tarife für Privatpersonen können Unterhaltungen zur Verbesserung ihrer Modelle verwenden, sofern man das nicht abschaltet. Business-Tarife schließen das in der Regel vertraglich aus und bieten Einstellungen für Administratoren. Wer mit einem privaten Konto angemeldet ist, arbeitet zu den Bedingungen für Privatpersonen, egal was in Ihrer Firmenrichtlinie steht.

Bedingungen ändern sich. Lesen Sie deshalb die aktuellen Bedingungen der Tools, die Ihr Team nennt. Es geht nicht darum, dass jedes Tool unsicher wäre. Es geht darum, dass Sie heute vermutlich nicht sagen können, welche Bedingungen für die Dokumente Ihrer Kundschaft gelten.

Warum das bei der Geschäftsführung landet

• Vertraulichkeit. Wenn Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben haben oder einer beruflichen Schweigepflicht unterliegen, passt Kundenmaterial in einem Konto, das das Unternehmen nicht kontrolliert, schlecht zu diesem Versprechen.
• Personenbezogene Daten. Gelangen Daten von Kundschaft oder Mitarbeitenden in ein Tool, mit dem Ihr Unternehmen keinen Vertrag hat, bleibt Ihr Unternehmen dafür verantwortlich. Sie können dann weder zeigen, wohin die Daten gegangen sind, noch sie löschen lassen.
• Kein Nachweis. Ein privates Konto geht mit der Person. Sie können es nicht einsehen, nicht exportieren und nicht schließen, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Ihre Pflichten hängen von Ihrer Branche und Ihren Verträgen ab.

Ein 30-Minuten-Check für diese Woche

1. 1

   Ohne Vorwurf fragen

   Fragen Sie das Team, welche KI-Tools es für die Arbeit nutzt und wofür. Machen Sie klar, dass niemand Ärger bekommt. Ein anonymes Formular liefert ehrlichere Antworten als eine Besprechung.

2. 2

   Dokumentarten auflisten

   Notieren Sie, was tatsächlich eingegeben wird: Verträge, Kundenmails, Lohnabrechnungen, Besprechungsaufnahmen. Diese Liste ist wichtiger als die Liste der Tools.

3. 3

   Konten prüfen

   Für jedes Tool: privates Konto oder Firmenkonto, und in welchem Tarif? Private Konten sind die, in die Sie nicht hineinsehen können.

4. 4

   Datenbedingungen lesen

   Drei Fragen pro Tool: Werden Inhalte für das Training verwendet, wie lange werden sie gespeichert und wo werden sie verarbeitet?

5. 5

   Dokumente einteilen

   Ordnen Sie jede Dokumentart ein: in jedem Tool in Ordnung, nur im freigegebenen Tool oder nie in einem KI-Tool. Drei Gruppen reichen.

Warum ein Verbot nicht hält

Der schnelle Reflex ist ein Verbot. Die Arbeit muss aber weiterhin erledigt werden, und das Tool bleibt einen Tab entfernt, notfalls auf dem Smartphone statt auf dem Bürolaptop. Ein Verbot macht aus sichtbarer Nutzung vor allem unsichtbare Nutzung. Und Sie verlieren genau das, was der Check oben gebracht hat: zu wissen, was passiert.

Was funktioniert, ist unspektakulärer. Geben Sie Ihrem Team ein freigegebenes Tool, das so bequem ist wie das selbst gefundene, und sagen Sie klar, was hinein darf.

Drei Lösungen, die tragen

Dafür gibt es drei ehrliche Wege.

• Cloud-KI im Business-Tarif. Sie erhalten einen Vertrag, Einstellungen für Administratoren und die größten Modelle. Sie zahlen pro Arbeitsplatz, und Ihre Prompts werden weiterhin auf der Infrastruktur des Anbieters verarbeitet. Passt gut, wenn die Arbeit nicht sensibel ist oder die stärksten Modelle braucht.
• KI, die in Ihrem Büro läuft. Das Modell läuft auf Hardware, die Ihnen gehört, in Ihrem eigenen Netzwerk. Prompts und Dokumente müssen nicht an einen externen KI-Dienst gesendet werden. Genau das bauen wir: LionBox ist eine Box im Büronetzwerk, die das ganze Team im Browser nutzt. Sie arbeitet auch bei getrenntem Internet weiter, und wer die Box verwaltet, regelt Konten und Berechtigungen, ohne private Unterhaltungen zu lesen. Der Kompromiss: Ein Modell, das kompakt genug für ein einzelnes Bürogerät ist, erreicht bei sehr komplexen Aufgaben nicht das Niveau der größten Cloud-Modelle. Es ist für die tägliche Büroarbeit gebaut, und ein Mensch prüft das Ergebnis.
• Beides, mit einer Regel. Sensibles Material bleibt im lokalen Tool. Alles andere darf dorthin, wo es am bequemsten ist. Das ist oft die praktikable Antwort.

Wofür Sie sich auch entscheiden: Die Aussage „lokal“ können Sie selbst prüfen. Trennen Sie das Internet und sehen Sie, ob die KI weiter antwortet. Die Schritte stehen auf der Sicherheitsseite.

Die Regel passt auf eine Seite

Eine Richtlinie, die niemand liest, schützt nichts. Eine Seite genügt:

• Welches KI-Tool freigegeben ist und wo man es öffnet.
• Was nie in ein anderes Tool gehört: Kundenakten, personenbezogene Daten, Finanzzahlen, Passwörter.
• Antworten sind Entwürfe. Ein Mensch prüft sie, bevor etwas verschickt oder unterschrieben wird.
• Wen man fragt, wenn ein Fall nicht auf der Seite steht.

Ihr Team hat längst entschieden, KI zu nutzen. Offen ist nur noch Ihre Entscheidung: wohin die Arbeit geht. Was auf einer LionBox bleibt und was sie verlassen kann, zeigt die Sicherheitsübersicht. Oder sehen Sie sich an, wie LionBox funktioniert.